Deshalb braucht Ihr Start-Up digitale Personalakten

Sie kennen doch sicherlich alle die Szenen von undurchsichtigen, platzeinnehmenden und
schwer zu bearbeitenden Personalakten. Wenn Sie Ihrem Start-Up all dieses Chaos ersparen wollen, sollten Sie sich ernsthafte Gedanken über das Anschaffen von digitalen Personalakten machen.

Warum vom Papier wegkommen?

Warum sollten Sie also ein lang bewährtes Medium wie Papier gegen etwas völlig Neues austauschen?

Komplizierte Sortierung
Die Nutzung von Papier bringt viele Probleme mit sich. Auch wenn alle Akten gut gelagert
und sortiert sind, kann es trotzdem recht lange dauern, das passende Dokument zu finden.
Besonders bei regelmäßigen kleineren Eintragungen kann einem die Sucherei der Akten zu einem unnötigen und lästigen Problem werden.

Viel Aufwand für kleine Einträge
Besonders regelmäßige Einträge, welche immer wieder den im Endeffekt gleichen Inhalt haben, können sehr lästig sein, da die Zeit währenddessen unnötig verschwendet wird und andere, wichtigere Sachen eventuell auf der Strecke bleiben.

Inflexibilität
Da die meisten Akten bloß einmal vorhanden sind, kann die Einsicht von Akten sehr unflexibel sein, weil niemals zwei oder mehr Personen zur gleichen Zeit Einsicht in die gleiche Akte haben können.

Platzprobleme
Zudem ist die analoge Aktenspeicherung platzraubend, was vor allen Dingen auf lange Sicht
zu einem sehr großen Problem werden kann.

Abfall
Zu guter Letzt bedeutet viel Papier auch viel Abfall, welcher von vornerein hätte vermieden
werden können. Der Abfall betrifft Ihr Start-Up sehr wahrscheinlich nicht direkt, jedoch den
Rest der Umwelt, welche durch die großen Müllmengen weltweit verschmutzt wird.

Deshalb digitale Personalakten anschaffen

Dank der Digitalisierung sind digitale Personalakten bereits weit verbreitet und werden
häufig bei anderen Unternehmen genutzt. Ein beliebter Anbieter derartiger Softwarelösungen ist zum Beispiel Haufe.

Leichtes Sortieren
Durch die digitalen Personalakten müssen Sie sich keine Sorgen mehr um das Sortieren von
Akten machen, geschweige denn um das endlose Suchen und Herauskramen dieser. Ihre Akten können beispielsweise von einem selbst erstellten Sortiersystem in die richtigen digitalen Ordner und Speicherplätze gelagert werden. So müssen Sie sich schonmal keine Sorgen mehr um das Sortieren von Akten machen.

Einfaches Finden von Akten
Auch das Heraussuchen der Akten wird zu einer Leichtigkeit, da Sie, zusätzlich zu den
fehlerlos gespeicherten Daten, bloß ein paar Mausklicks von der gewünschten Akte entfernt
sind, was in Kombination mit der Sortierung eine große Menge Zeit einspart.

Gleichzeitiges Bearbeiten derselben Akte
Hinzu kommt, dass Sie, von welchem Gerät auch immer, solange es dazu berechtigt ist, auf diese Akten zugreifen können. Also auch wenn mehrere Personen gleichzeitig auf dasselbe Dokument zurückgreifen wollen, stellt das kein Problem dar.

Keine Platzprobleme
Dank der digitalen Speicherung der Akten erledigt sich auch das Platzproblem von selbst. Denn aufgrund unserer heutigen Technologien kriegen wir alle Akten, welche in analoger Form normalerweise ganze Räume ausfüllen würden, auf vergleichsweise sehr kleinen Computern untergebracht.

Kein Abfall
Durch die Digitalisierung der Akten entsteht zudem kaum noch Müll, da Akten einfach gelöscht werden können, ohne irgendeine Art von Abfall zu produzieren.

Hohe Transparenz
Aufgrund der hohen Transparenz der digitalen Akten können die Führungskräfte die Personalakten der Mitarbeiter viel besser einsehen. Dies macht die Bewertung von Mitarbeitern sowie das Organisieren von Arbeiten sehr leicht.

Fazit
Aufgrund der hohen Transparenz und der vielen unkomplizierten, nahtlosen Vorgänge kann man Start-Ups nur zu einem System für digitale Personalakten raten, da Einiges an Zeit, Platz, und Aufwand eingespart wird.