Der Weg zum effizienten Meeting

Wenn in einigen Monaten auf die Folgen, Entwicklungen und Erkenntnisse aus der Corona-Krise geblickt wird, werden auch die Unternehmen in Deutschland mit Sicherheit das eine oder andere Konzept hinterfragen. Die Lockdowns und das Homeoffice haben beispielsweise enthüllt, dass in vielen Firmen eine Meeting-Kultur herrscht oder herrschte, die nur sehr wenig mit Effizienz zu tun hatte. Da haben manche Kollegen den gesamten Tag des Home Office in Zoom Calls und anderen Meetings verbracht und am Ende wurde deutlich, dass man nur wenig geschafft hat. Es gibt bereits jetzt viele Überlegungen, wie eben diese Kultur der Meetings und Besprechungen effizienter gestaltet werden kann – damit man sich wieder mehr auf die eigentliche Arbeit konzentriert.

Meetingkultur der Start-Ups – ein Weg für alle?

Es ist keine Entwicklung der Coronazeit, dass Meetings und Besprechungen von vielen Mitarbeitern und Kollegen eher kritisch gesehen wurden. Nicht umsonst galt hier stets, dass man die Konzentration nach einigen Minuten ohnehin verliert und dass es selten das eine Ergebnis gibt, das die investierte Zeit rechtfertigen würde. Das liegt aber auch daran, dass viele der Meetings eben nicht so effizient abgehalten werden, wie es sein kann. Es sollten sich daher immer einige Fragen gestellt werden, bevor eine solche Besprechung einberufen wird:

• Sind alle Beteiligten bei diesem Meeting wirklich nötig?
• Gibt es eine klare Fragestellung für die Besprechung?
• Werden am Ende Ziele definiert, die aus der Besprechung entstehen?
• Wie wichtig sind die Informationen für abwesende Personen?

Es kann durchaus Sinn machen, eine entsprechende Besprechung im kleinen Rahmen zu halten. Wenn eine Person nicht unbedingt beim Zoom-Meeting dabei sein muss, weil sie nicht unbedingt etwas wichtiges beizutragen hat, kann sie die Ergebnisse auch später nachlesen. Dabei hilft beispielsweise eine automatische Transkriptions Software. Diese schneidet das Meeting mit und erlaubt es später, die gesprochenen Inhalte zu Papier zu bringen. Dann kann jeder die Inhalte nachlesen. Das hilft auch dabei, die entsprechenden Ziele noch einmal klar heraus zu arbeiten und die entsprechenden Ziele zu definieren.

Die richtigen Tools und die richtige Balance

Natürlich sind Besprechungen nicht per se eine schlechte Idee. Eine gute Kommunikation sollte es in jedem Unternehmen geben und gerade bei der Planung und Ausführung von Projekten, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand ist. Allerdings gibt es gerade heute verschiedenste Alternativen, die das klassische Meeting ersetzen können. Collaboration Plattformen, in denen Inhalte und Ziele geteilt werden sind dafür ein Beispiel. Sie sind die perfekte Ergänzung zu einem festen Meeting pro Woche oder pro Monat. Auch die Quickfire-Runden, also Meetings in einer eher schnellen Atmosphäre, ohne lange und ausufernde Redebeiträge sind eine Möglichkeit, wie die Besprechungen effizienter gestaltet werden können.

Auch hier könnte externe Beratung der richtige Weg sein. Verschiedene Experten kümmern sich darum, die Kommunikation in Unternehmen zu verbessern und neue Wege aufzuzeigen, wie diese effektiv gestaltet werden kann. Ein solcher Kurs kann nicht nur aufzeigen, wo es noch Möglichkeiten zur Verbesserung gibt, sondern somit auch langfristig die Produktivität und die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter steigern.